Eindejaarstips salarisadministratie

Het einde van het jaar nadert en 2019 staat alweer voor de deur. Daarom is het goed om na te gaan wat je op het gebied van de salarisadministratie en personeelszaken dit jaar nog moet regelen. Sommige zaken kunnen niet wachten tot 2019, maar andere zaken vragen juist om uitstel tot in het nieuwe jaar. Er zijn in ieder geval diverse veranderingen die om je aandacht vragen. 

deFinanseurs hebben alle belangrijke aandachtspunten voor je op een rijtje gezet, zodat je weet hoe je zowel bij de afsluiting van 2018 als bij de start van het nieuwe jaar alles op orde hebt.

Geef mutaties voor 15 december door

Na de verwerking van de salarissen over de maand december wordt de salarisadministratie voor het jaar 2018 afgesloten. In januari 2019 worden de jaaropgaven voor de werknemers opgemaakt en beschikbaar gesteld in je salarisportal. Eventuele opgaven aan uitvoeringsinstanties van bijvoorbeeld pensioenregeling en/of ziekteverzuimverzekering worden ook in januari verzonden.

Gegevensverstrekking 

Je salarisadministratie wordt door ons gevoerd op basis van de door jou verstrekte gegevens. Het is daarom van belang dat je alle benodigde gegevens voor de verwerking in de salarisadministratie tijdig aan ons doorgeeft. Om er voor te zorgen dat de salarisadministratie voor het jaar 2019 met de juiste informatie wordt opgestart, is een goede afsluiting van het jaar 2018 van belang. 

Daarom vragen we je om eventuele gegevens voor de verwerking van de salarissen over december 2018 uiterlijk 15 december bij ons aan te leveren. Dit zodat de salarisbetalingen nog vóór de feestdagen gedaan kunnen worden.

Afhandeling extra betalingen aan het personeel

Wanneer er na de salarisverwerking van de maand december 2018 nog extra betalingen aan de werknemers gedaan worden (bijvoorbeeld bonussen) laat dat dan voor 15 januari 2019 aan ons weten. Denk er aan dat alles definitief in de elektronische aangifte loonheffingen van december verwerkt moet worden om boetes te vermijden.

Voorkom naheffingen en boetes

Voordat de salarisadministratie van 2018 definitief wordt afgesloten, is raadzaam om een laatste check van je salarisadministratie te doen. Elk jaar zijn er weer wijzigingen in wet- en regelgeving die van toepassing kunnen zijn op je onderneming en de salarisadministratie. 

Heb je vragen dan kun je altijd contact opnemen met onze Loon Finanseur Linda Batenburg. Daarmee voorkom je mogelijke correcties achteraf en naheffingen in de toekomst. 

Werkkostenregeling: is de vrije ruimte toereikend?

Nu is de tijd om na te gaan of je je zaken op orde hebt en of aan alle verplichtingen is voldaan. Met ingang van 1 januari 2015 is de WKR voor alle werkgevers verplicht van toepassing. Dit betekent dat je vergoedingen en verstrekkingen hebt moeten aanwijzen als eindheffingsloon voor de WKR. Onder de werkkostenregeling valt alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt in beginsel loon. Bepaalde zaken kun je echter onbelast vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen. 

Geschenken bij door de werkgever bepaalde gelegenheden

Een werkgever kan niet onbelast kerstpakketten en andere geschenken aan werknemers verstrekken. Wanneer er door de werkgever bijvoorbeeld met Pasen, Sinterklaas en/of Kerst een geschenk wordt gegeven, dan dien je de waarde inclusief BTW aan te geven voor de vrije ruimte (er van uitgaande dat je dit niet bij de werknemers wil belasten).

Loon in geld

• Wanneer aan werknemers een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer of zakelijk verkeer meer dan € 0,19 per kilometer is betaald, moet het meerdere in de belasting- en premieheffing zijn betrokken. Let op, in deze vergoeding van € 0,19 zijn parkeer-, tol- en veergelden inbegrepen.
• Vergoedingen aan werknemers van premies voor (aanvullende) ziektekostenverzekeringen anders dan de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, zijn belast voor alle loonheffingen en dienen in de salarisadministratie te zijn opgenomen.

De te belasten bedragen die uit het voorgaande opkomen, kun je ook als eindheffingsloon aanwijzen en in de vrije ruimte van de WKR boeken.

Vervoer vanwege inhoudingsplichtige

Wanneer in 2018 een werknemer een auto van de zaak heeft, dan moet dit in de salarisadministratie verwerkt zijn.

• Verder dient er een bijtelling voor privégebruik van de auto in de loonberekeningen van de werknemer te zijn verwerkt, wanneer hij op jaarbasis meer dan 500 km privé met de auto rijdt.
• In de situatie waarin een bestelauto in verband met de aard van het werk doorlopend afwisselend aan verschillende (2 of meer) werknemers ter beschikking wordt gesteld, kan de werkgever kiezen voor een praktische regeling. Het privégebruik wordt met een eindheffing van € 300,- per bestelauto op jaarbasis bij de werkgever belast.

Vaste kostenvergoedingen: verdwaal niet in de regelgeving

Wanneer je vaste kostenvergoedingen aan je werknemers verstrekt, is er de voorwaarde dat deze schriftelijk onderbouwd worden. Deze is gebaseerd op een bijgehouden kostenadministratie met bewijsstukken en waarbij de soort van kosten is aangegeven en het bedrag dat voor die kosten in de vaste vergoeding is opgenomen. 

Houd er rekening mee, dat in de wet is aangegeven dat wanneer een onderbouwing van de kostenvergoeding niet aanwezig is, de vergoeding belast is. 

Wees er attent op dat uitruil van salaris of andere beloningselementen voor een belastingvrije vergoeding of verstrekking (cafetariaregeling) op juiste wijze schriftelijk in of bij de arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Wellicht zijn er nog andere vergoedingen, verstrekkingen of toeslagen waarvan je niet zeker weet of daar fiscale consequenties aan verbonden zijn, of wil je op bepaalde punten een nadere toelichting, neem dan contact op met onze Loon Finanseur Linda Batenburg.

Eigenrisicodrager WIA: Laat ons weten wat je keuze in 2019 is

Heb je besloten om per 1-1-2019 eigenrisicodrager voor de WGA te worden of juist terug te gaan naar het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UVW), laat het ons dan voor het einde van het jaar weten. Graag ontvangen wij dan ook een kopie van de bevestiging van de Belastingdienst.

Tot slot

In de komende weken zul je mogelijk weer post ontvangen van diverse instanties met betrekking tot bedrijfstakregelingen voor het komende jaar. Ook zal je, als je aangesloten bent voor sociale verzekeringspremies, de “beschikking werkhervattingskas 2019” ontvangen van de Belastingdienst. Vergeet niet om kopieën hiervan aan ons toe te zenden.

Deze kun je mailen naar linda@definanseurs.nl, zodat wij in januari de salarisadministratie met de juiste gegevens kunnen opstarten. Hetzelfde geldt voor de afrekeningsnota’s 2018 van bedrijfstakpensioenfondsen, zodat wij de juistheid daarvan voor je kunnen controleren.