Auto op de zaak? Let op!

Om extra loonheffingen te mijden, is het belangrijk te voorkomen onbedoeld een auto ter beschikking te stellen. Dat is een reëel risico.

Hoe zit het ook alweer?

Als een werkgever auto’s aan zijn werknemers ter beschikking stelt, dan moeten deze worden bijgeteld en moet hierover loonheffingen worden betaald. Dat is alleen anders wanneer de werknemer of werkgever kunnen bewijzen dat de auto niet voor privédoeleinden werd gebruikt, bijvoorbeeld aan de hand van een sluitende rittenregistratie.

Het is dus belangrijk om te voorkomen dat er onbedoeld een auto ter beschikking wordt gesteld. Dat kan echter wel gebeuren. Bijvoorbeeld in de volgende recente opinie van de advocaat-generaal van de Hoge Raad.

Wat was hier het geval?

Een thuiszorgorganisatie had circa 90 werknemers in dienst die 9 auto’s konden gebruiken om cliënten te bezoeken. In de praktijk kozen de werknemers zelf wanneer zij de auto pakten (de werkgever bemoeide zich hier niet mee). Privégebruik was verboden maar kwam wel voor en de werkgever controleerde ook niet op het gebruik.

Het hof oordeelde dat de auto’s ter beschikking stonden voor privégebruik en als voordeel bij de werknemer in aanmerking moesten worden genomen. De zaak ligt nu bij de Hoge Raad, maar de advocaat-generaal – wiens taak het is de Hoge Raad te informeren over de geldende regels en die zelf ook zijn mening geeft – heeft het hof gelijk gegeven.

Autopark? Vier handige tips!

1. Zorg dat de werknemers de sleutel niet zomaar kunnen pakken, maar dat ze de sleutel kunnen afhalen bij bijvoorbeeld de receptie. Zorg dat daar een lijst ligt met welke werknemer welke auto mee heeft, wanneer de auto weer is ingeleverd en voor welk zakelijk doel de auto bedoeld was. Het heeft de voorkeur om de begin- en eindkilometerstand te noteren. Zo is het bewijs een stuk sterker.
2. Verbied privégebruik en leg bij constatering een boete op en tel de auto alsnog bij.
3. Controleer regelmatig of er toch sprake is van privégebruik. Kijk daarvoor elke maand van enkele ritjes na of deze zakelijk waren. Blijkt uit deze steekproef dat de werknemer de auto alvast ‘s avonds meeneemt omdat hij de volgende dag direct door moet naar een klant en zijn de kilometers ongeveer na te rekenen? Dan is dat zakelijk (en is er dus geen privégebruik). Is de klant echter 50 kilometer verderop gevestigd en blijkt bij een steekproef dat er 300 kilometer gereden is? Stel dan vragen aan de werknemer. Er is misschien een goede reden, u moet deze reden wel weten en tevoorschijn kunnen halen bij een vraag van de Belastingdienst. Is er geen goede reden, dan is er sprake van privégebruik en dient er sancties worden opgelegd.
4. Leg vast wat er gecontroleerd is, wanneer en wat er met de constatering gedaan is. Zo is er bewijs tegen de Belastingdienst!

Voorkom onbedoelde bijtelling en verbied privégebruik. Zorg dat de werknemer niet zomaar een auto kan pakken, controleer het gebruik steekproefsgewijs en leg dit schriftelijk vast.

Vragen hierover of op zoek naar ander Belastingadvies? Neem gerust vrijblijvend contact op met één van onze Finanseurs.