Goed voorbereid 2018 in met de loonadministratie

De loonadministratie 2017 goed afsluiten, scheelt niet alleen extra advieskosten, maar kan ook naheffingen en boetes voorkomen. In dit artikel daarom aandacht voor zaken die makkelijk zelf nagelopen kunnen worden.

2018 komt eraan

Hoe kan de loonadministratie goed voorbereid worden voor het nieuwe jaar? Hierna volgt een lijst van belangrijke zaken om administratief te regelen voor eind 2017:

• Arbeidsvoorwaarden checken 

Het is handig om voordat het jaar eindigt nog even te checken of alle werknemers het juiste loon ontvangen. Zijn de cao-verhogingen of leeftijdsverhogingen verwerkt? Corrigeer dit wanneer nodig. Hetzelfde geldt voor de auto’s van de zaak. Zijn de juiste auto’s meegenomen? Staat op de loonstrook nog een auto die inmiddels is vervangen? Dit geldt ook voor andere vergoedingen die op de loonstrook moeten worden meegenomen. Door dit tijdig te controleren voorkom je een heleboel gedoe in het jaar erna.

• Doorsturen naar de adviseur

Nieuwe informatie moet doorgestuurd naar de salarisadministrateur. Eind 2017 stuurt de Belastingdienst informatie over de tarieven die per 2018 voor jou gelden. Zorg ervoor dat je de salarisadministrateur hierover informeert, zodat die alles correct verwerkt.

• Papieren op orde? 

Van elke werknemer die bij je werkt, moet je een kopie ID-bewijs hebben van het moment dat de werknemer in dienst kwam en de gegevens voor de loonheffingen (vroeger loonbelastingverklaring genoemd). Ga na of deze stukken van alle werknemers aanwezig zijn of, als je al regelmatig controleert, van alle werknemers die in dienst zijn gekomen na de laatste controle eind 2016. Controleer verder of van de werknemers die een auto van de zaak ter beschikking hebben, maar die deze niet privé willen gebruiken, er een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst in de administratie zit.

• Werkkostenregeling

Voor de WKR is het nodig dat voor het einde van het jaar de administratie op orde is en alle posten die je (ook als het gaat om gerichte vrijstellingen, zoals reiskosten) als WKR-loon wilt aanwijzen, ook daadwerkelijk heeft aangewezen. Ook moet voor het einde van het jaar in beeld gebracht zijn welke posten er allemaal in de vrije ruimte vallen en eventueel hoeveel eindheffing WKR er betaald moet worden. Is er nog vrije ruimte over? Kijk dan of het nog dit jaar kunt besteed kan worden, want het restant budget 2017 mag niet meegenomen worden naar een volgend jaar.

• Declaraties 2017? 

Zorg dat werknemers nog voor het einde van het jaar hun kosten 2017 declareren, zodat deze kosten niet pas in 2018 verwerkt worden.

Anderen aan het werk dan werknemers?

1. Opgave van derden: Download en volg de ‘Handleiding Invoerapplicatie voor opgaven van derden uitbetaling’ van de Belastingdienst.
2. Modelovereenkomsten: Is er met zzp’ers (die regelmatig bij het bedrijf werken) een modelovereenkomst gesloten? Zo niet, doe dit dan alsnog. Vooral als de zzp’er langdurig of een groot deel van de werkweek bij het bedrijf werkt of actief is binnen de kernactiviteiten van het bedrijf.
3. Kerstpakket zzp’er/uitzendkracht: Deze zijn in principe onbelast, maar er kan een vrijwillige eindheffing voor geschenken toegepast worden. Zo wordt er voorkomen dat de verkrijger zelf belasting moet betalen. Zeg hem dat ook.

Vragen hierover of op zoek naar ander belastingadvies? Neem gerust vrijblijvend contact op met één van onze Finanseurs.