Eten en drinken op de zaak, hoe zit dat nou precies?

Kosten die voortvloeien uit het verrichten van werkzaamheden of uitvoeren van een opdracht elders berusten op zakelijke overwegingen en zijn daarom aftrekbaar. In een recente casus van een ondernemer stelde de Belastingdienst dat de kosten voor eten en drinken onderweg naar deze werkzaamheden echter niet aftrekbaar waren van de winst. De inspecteur stelde dat deze uitgaven in de privésfeer behoren en dus niet zakelijk zijn. Het Hof in Den Haag heeft dit standpunt bevestigd. Deze zogenaamde verteerkosten hebben namelijk een overheersend privékarakter, omdat iedereen de noodzaak heeft om te eten en drinken. Wat betekent dit concreet voor jouw situatie?

Ben je een ondernemer in de zin van de inkomstenbelasting, zoals een zzp’er, eenmanszaak of een vennootschap onder firma?

Dan zijn de kosten voor eten en drinken onderweg voor jezelf niet aftrekbaar. Een lunch of diner met een (nieuwe) zakelijke relatie is wel gedeeltelijk aftrekbaar. Om dit zakelijke karakter aan te tonen moet er bij het indienen van de bon vermeld worden dat het gaat om een zakelijk etentje en de naam van de relatie moet hierbij vermeld worden. Belangrijk is ook om bijvoorbeeld deze afspraak in de agenda te hebben staan zodat aangetoond kan worden dat het etentje daadwerkelijk met die relatie heeft plaatsgevonden. Aangezien eten en drinken altijd noodzakelijk is, geldt hier wel een aftrekbeperking voor het gemengde karakter van deze kosten. In de inkomstenbelasting is dit 20 procent.

Ben je een werkgever?

Dan mag je de kosten voor eten en drinken onderweg vergoeden aan jouw werknemer en daarmee dus wél aftrekken van de winst. Dit geldt dus ook voor de directeur-grootaandeelhouder die in dienst is bij zijn B.V. Ook kosten voor een zakelijk etentje zijn aftrekbaar, mits het zakelijke karakter is aangetoond door middel van de naam van de relatie op de bon en bijvoorbeeld een afspraak in de agenda. Voor de vennootschapsbelasting is tevens sprake van een aftrekbeperking gezien het gemengde karakter van deze kosten, maar dan van 26,5 procent.

De vergoeding van de werkgever aan de werknemer heeft ook gevolgen voor de werkkostenregeling. Er mag onbelast vergoed worden aan de werknemer indien de vergoeding is voor een maaltijd:

• met klanten of;
• buiten de vaste werkplek plaatsvindt of;
• sprake is van overwerk.

Voor maaltijden op kantoor die niet samenhangen met overwerk dient er een normbedrag meegenomen te worden die tot het loon gerekend wordt of ondergebracht kan worden in de vrije ruimte. Dit normbedrag is € 3,55 per maaltijd per werknemer vanaf 1 januari 2023.

Praktische toepassing

De relatiemanagers zullen aan de hand van de ingeleverde facturen bepalen of er sprake is van een privéuitgave, zakelijk etentje of vergoeding aan personeel. Zorg er dus voor dat er op de bon staat waarvoor de kosten zijn gemaakt en met welke relatie het etentje is geweest.

Vragen hierover of op zoek naar ander belastingadvies of hypotheekbemiddeling? Neem gerust contact op met één van onze Finanseurs.