Voorkom boete bij nieuwe werknemer!

Als er een werknemer in dienst komt, moet de werkgever deze voor de loonheffingen identificeren. Daarbij gelden er regels waarbij bij verzuim ervan de werkgever geen tweede kans krijgt van de fiscus, met alle gevolgen van dien. Wat is hierbij belangrijk?

Identificatieplicht, wat kopieer je?

Als er een werknemer in dienst komt, moet de werkgever deze voor de loonheffingen identificeren. Hij moet een kopie maken van een geldig paspoort of ander geldig identiteitsbewijs (ID-kaart, geen rijbewijs). Het is belangrijk om alle pagina’s met relevante informatie te kopiëren. Zorg ervoor dat in ieder geval ook de pagina met het BSN-nummer) gekopieerd wordt en check of het gaat om een echt document. Als er twijfel is over de echtheid, stuur dan een kopie naar Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten (ECID) van de Koninklijke Marechaussee (020-6038630).

Getekende verklaring!

Zorg bij alle werknemers voor een getekende verklaring van hen waaruit de persoonlijke gegevens blijken en waaruit bovendien blijkt of de werknemer de heffingskorting wil toepassen. Het formulier is vormvrij.

Niet-Europees of Kroatisch personeel?

Bij krachten met een niet-Europese of Kroatische nationaliteit moeten ook vergunningen van de IND in de administratie aanwezig zijn waaruit blijkt dat zij in Nederland mogen wonen en werken. Deze identificatie moet de werkgever regelen voordat de werknemer begint te werken (voorafgaande aan de eerste werkdag). Dit geldt weer niet voor mensen met de Zwitserse, Noorse, IJslandse of Liechtensteinse nationaliteit. Zij mogen zonder vergunning in Nederland werken.

Waar laat je die kopieën?

Van elke arbeidskracht die op de loonlijst staat, moet de werkgever een kopie van het identiteitsbewijs bewaren in zijn administratie. De kopie (op papier of elektronisch) moet goed leesbaar zijn en de pasfoto herkenbaar. De kopie dient nadat de arbeidskracht is vertrokken nog vijf jaar na het eind van het kalenderjaar van vertrek te bewaard te worden.

Niet correct geïdentificeerd?

Dan moet de werkgever de werknemers beschouwen als anonieme werknemers. Er geldt dan een tarief van 52% in plaats van het gewone tarief. Bovendien gelden de premiemaxima niet. Heeft de werkgever deze tarieven niet in acht genomen, dan volgt bij een belastingcontrole naheffing van de te weinig betaalde bedragen met daarbij nog een boete van tenminste 25% van het te weinig betaalde bedrag en rente.

Geen tweede kans!

De werkgever krijgt geen kans het ontbreken te herstellen. Dit werd recentelijk bevestigd in een gepubliceerde uitspraak van Rechtbank Arnhem. Een werkgever stelde na een controle dat hij de kans had moeten krijgen deze ID-gegevens alsnog te bemachtigen. De fiscus heeft echter al in 2005 bekendgemaakt dat herstel achteraf niet wordt geaccepteerd. De rechter ging hierin mee. Ook stelde de werkgever dat hij professionals had ingeschakeld en er dus vanuit kon gaan dat de verplichtingen werden nageleefd. De rechter oordeelde echter dat daarmee zijn eigen verantwoordelijk om de administratie goed op orde te hebben niet kwam te vervallen. De naheffingen en boetes bleven in stand.

Tip

Bewaar altijd de eerste kopie ID die je maakt bij indiensttreding. Je mag meer kopieën hebben, maar de oorspronkelijk kopie is nodig om te bewijzen dat er vooraf geïdentificeerd is.

Zorg als werkgever dat de identificatie van de werknemers goed op orde is. Identificeer ze vooraf en bewaar deze identificatie. Er is, zo blijkt uit een recentelijk bekend gemaakte uitspraak, geen mogelijkheid van herstel wanneer de Belastingdienst achteraf constateert dat het niet in orde is.

Vragen hierover of op zoek naar ander belastingadvies? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met een van onze Finanseurs.